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オンラインコミュニケーションのコツとは?生産性を高めるポイントを紹介
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2022.06.21

オンラインコミュニケーションのコツとは?生産性を高めるポイントを紹介

コロナ禍によって、全国的にリモートワークの普及が進みました。それと同時に広まったのがオンラインコミュニケーションです。場所を選ばずに情報のやり取りや交流ができるため、ビジネスや交流会など、さまざまな場で利用されています。

 

しかし、オンラインコミュニケーションにはまだ課題点が多いことも事実です。今回は、オンラインコミュニケーションの種類や課題点、生産性を高めるために気をつけておくべきポイントをご紹介します。読了後は、より円滑にコミュニケーションがとれるようになっているはずです。

オンラインコミュニケーションの種類をまとめよう

オンラインコミュニケーションには、大きく分けてテキストコミュニケーション、ボイスコミュニケーション、ビデオコミュニケーションの3種類があります。

テキストコミュニケーション

メールやチャットなど、文字だけで行うコミュニケーションのことです。最近は、連絡手段をメールからチャットツールに移行する企業も増えています。ほぼすべてのやり取りを文面に残しておけるため、情報の伝達ミスによる、「言った・言わなかった」という論争が起きにくいことが魅力です。ただし、伝えられる情報データが文字だけであるため、情報伝達量が少ない点がデメリットでしょう。

ボイスコミュニケーション

電話やコミュニケーションアプリの通話機能など、音声のみでやり取りするコミュニケーションをいいます。双方のタイミングが合えば、すぐに相互的なコミュニケーションをとれるところがポイントです。ただし、事前にアポをとらずに電話などをかけると、相手のスケジュールを狂わせることもあるため注意しましょう。

ビデオコミュニケーション

映像を介して会話をするコミュニケーションのことです。Web会議システムやコミュニケーションアプリのビデオ通話機能が例に挙げられます。相手の顔を見ながら会話ができるため、対面の状態にもっとも近いコミュニケーションといえるでしょう。ただし、一度オンライン会議などを開始してしまうと、その間ほかの作業ができなくなる点は懸念点の1つです。

 

これらのオンラインコミュニケーションを有効活用しながら、教育面などに生かしている事業や自治体も多数存在します。

 

過去の有名事例を確認したい人は、こちらの記事もチェックしてみてください。

 

【実践事例9選】オンライン教材を活用した遠隔授業

オンラインコミュニケーションの課題点について考える

オンラインコミュニケーションは、時代に沿ったすばらしいコミュニケーションツールです。ところが、リアルの環境とは異なるがゆえに、多くの問題も発生しています。いったいどんな課題点があるのでしょうか。

誤解が生じやすい

オンライン上では会話の温度感が伝わりにくいため、冷たい印象やビジネスライクな雰囲気を相手に感じさせてしまいがちです。よって、親密な関係を築くのが難しくなるでしょう。また、実際に対話したときに比べると、情報のすべてを説明しきれない場合も多く、間違った情報が伝達されることも考えられます。

手間が増える

単純な作業にかかる手間が増え、仕事が逆に非効率化してしまうおそれがあります。オフィス内なら声をかけて質問するだけでよかったことも、いちいちアプリを立ち上げたり、文字を入力したり、オンラインミーティングの日程を決めたりする必要が出てくるからです。これらに加えて、接続不良などでインターネット環境の調子が悪いときは、仕事そのものを行えないこともあります。今までならスムーズに行えていた業務や作業にタイムラグが発生し、ストレスも増加するでしょう。

情報を的確に伝えるための対策方法とは?

必要な情報を過不足なく伝えて、問題なくコミュニケーションをとるために、大切なこととは何でしょうか。特に重要なポイントを、3つピックアップしてご紹介します。

朗らかなイメージを与える

テキストコミュニケーションの場合

絵文字やスタンプを使用すると、親しみやすい印象になります。また、文末に感嘆符を使用するのもおすすめです。ただし、いずれも使いすぎには注意しましょう。

ボイスコミュニケーションの場合

発言内容を聞き取りやすくするためにも、全体的に声色を明るくするように心がけてください。「恐れ入りますが」「ご迷惑でなければ」などのクッションとなる言葉を使い、やわらかな口調を意識するとさらによいでしょう。

ビデオコミュニケーションの場合

笑顔をキープすることが第一条件です。マスクをつけなければいけない場合は、快活な声色や大きな身振り手振りなどで明るさを補いましょう。眉から表情を動かすように気をつけてください。

 

すべてのコミュニケーションにおいて、連絡事項や会議内容以外の軽い雑談を行うこともおすすめします。心の壁がなくなり、緊張感もやわらぐでしょう。

話の順序を整理する

結論→理由→補足という型にはめこみ、わかりやすくロジカルな説明方法を意識しましょう。対面なら空気感で伝わっていた話題も、テキスト化・音声化・映像化されてしまうと、論旨がつかめなくなりがちです。会話内容は、後日確認したときに内容が頭に入りやすくなるよう、重要ポイントを箇条書きで抜き出しておきましょう。

手間を省くための工夫をする

できることは事前に対策し、効率よく業務が進められるように努力しましょう。Web会議の日時・時間帯をあらかじめ固定で決めておくことや、不明点はまとめて質問することなどが例に挙げられます。オンライン講座や勉強会など、教育面で使用する場合は、参加者の質問に答えるための時間を別途設けることもおすすめです。

 

オンライン講座についてもっと知りたい人は、こちらの記事をご覧ください。

 

オンラインレッスンのやり方を初心者向けに徹底解説!Zoomなどの無料ツール7選も紹介

オンラインコミュニケーションを使いこなそう

まだまだコロナ禍が続く現在において、非対面式のオンラインコミュニケーションは、これからも勢いを増していくことでしょう。コミュニケーションツールの使い方を工夫すれば、生産性を高めることは十分可能です。対面式コミュニケーションの代用という捉え方ではなく、オンラインだからこそできることを意識して、前向きに導入していくことが重要だといえます。

 

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