確定申告書をもらっていないときはどうする？再発行する手順を詳しくご紹介
個人事業主になると、自身の所得を証明する手段として確定申告書の控えが必要になります。ではもし、控えが必要な場面で紛失してしまったことに気付いた場合はどうすればいいのでしょうか。この記事では、確定申告書の控えを紛失してしまった場合に再発行する方法をご紹介します。
そもそも確定申告書の控えはいつもらえるのか
確定申告書の控えは、提出する方法によって受け取るタイミングが異なります。税務署の窓口で提出した場合は、受付をした証拠として「収受日付印」が押された控えをその場で受け取ることができます。この場合、提出用と控え用の両方を用意して提出する必要があります。
しかし、郵送や電子申告（e-Tax）の場合は別の方法での受け取りになります。確定申告書を提出したのに控えをもらっていないという方は、郵送もしくは電子申告で確定申告を行ったのではないでしょうか。
▼確定申告の方法については下記の記事で詳しく紹介しておりますので、そちらをご参照ください。
個人事業主なら知っておくべき確定申告とは？やり方をわかりやすくご紹介
郵送で確定申告書を提出した場合
郵送で提出する場合は、返信用封筒を同封することで控えを受け取ることができます。自身の住所と氏名を書いて、切手を貼った返信用封筒を準備します。そして、「申告用」と「控え」の確定申告書も一緒に同封して郵送します。
そうすることで、郵送で提出する場合でも収受日付印が押された控えを受け取ることができます。確定申告書を送付する封筒には「提出用」と記載し、返信用封筒には「控え用」と記載しておくと親切です。
e-Taxで申告した場合は控えの代わりにデータと受信通知を使用する
電子申告の場合は、税務署にデータのみを送信することから、控えの書類を受け取ることはできません。ただし、確定申告書のデータと受信通知の2つが確定申告書の控えになるので、所得を証明する手段として問題なく使用することができます。
確定申告書の控えが必要な場面とは
冒頭でもお伝えしたとおり、個人事業主になると会社員のように源泉徴収票がもらえるわけではないので、所得を証明する手段として確定申告書の控えを使用することになります。
確定申告書の控えが必要になる場面としては、次のようなものが挙げられます。
- 住宅ローンや自動車ローン等の審
- 給付金や助成金・補助金の申請
- 保育園の入園手続き
- 児童手当の申請
▼個人事業主が申請できる給付金や助成金・補助金については下記の記事で紹介しているので、気になる方はぜひご一読ください。
個人事業主 給付金 助成金 貸与金とは？それぞれの概要や違い、メリット・デメリットを解説！
再発行をするためには開示請求手続きが必要
では、確定申告書の控えを紛失してしまったときはどうすればいいのでしょうか。その場合でも開示請求手続きを行うことで、控えを再発行することができます。
開示請求手続きとは
開示請求手続きとは、過去に行った確定申告に関する情報を開示してもらえる制度です。納税者本人または代理人が税務署の窓口等で請求を行うことで、再発行された控えを書面で受け取ることができます。
再発行の申請を行うためには、手数料（1件につき300円）と本人確認書類が必要ですが、委任状があれば代理人も請求することができます。なお、代理人が請求を行う場合は、本人確認書類に加えて印鑑登録証明書または納税者本人の身分証明書が必要です。
開示請求を行う場合の流れ
開示請求の申請は、窓口だけでなく郵送で行う方法もあります。窓口で申請する場合は、確定申告書を提出した税務署の窓口で「保有個人情報開示請求書」を提出し、手数料（1件あたり300円）を支払います。その後30日以内に開示の可否通知が届きます。
申請する場合には、以下のものが必要になります。
- 保有個人情報開示請求
- 手数料分の収入印紙または現金300円
- 本人確認書類（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード）
開示が可能だった場合は「保有個人情報の開示をする旨の決定について」という通知が届くので、通知から30日以内に「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」に必要事項を記入した上で税務署の窓口または郵送で提出すると、控えを受け取ることができます。
窓口で開示請求を行う流れは以下のとおりです。
- 確定申告書を提出した税務署の窓口で保有個人情報開示請求書を提出する
- 後日、開示可否の通知が届く
- 税務署の窓口または郵送で申告書の控えを受け取る
※代理人が提出する場合は委任状や印鑑登録証明なども必要
郵送で申請する場合は保有個人情報開示請求書に加えて、個人番号が記載されていない住民票の写しを同封する必要があります。その後は窓口で提出する場合と同様です。
代理人が開示請求を行う場合は必要なものが異なる
代理人が開示請求を行う場合は、納税者本人による委任状に加え、委任状の押印が本人のものかを判断するために印鑑登録証明書が必要になります。印鑑登録証明書の準備が難しい場合は、納税者本人の身分証明書の写しで代用することも可能です。
代理人が申請する場合には、以下のものが必要になります。
- 保有個人情報開示請求書
- 委任状
- 印鑑登録証明書または納税者本人の運転免許証やマイナンバーカード等の写し
- 手数料分の収入印紙または現金（1件につき300円）
- 代理人の本人確認書類（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカードなど）
申告書の内容を確認するだけなら時間がかからない
開示請求手続きの場合は、開示の可否が通知されるまで時間がかかるので、2週間から1か月の期間が必要になりますが、確定申告書の内容を確認するだけなら時間がかかりません。
閲覧請求を行う方法とは
閲覧請求を行えば、過去に提出した確定申告書の内容を申請した当日に確認することができます。こちらは開示請求と違って、窓口で申請する必要がありますが、メモや写真撮影が許可されています。ただし、閲覧する書類のコピーが認められておらず、撮影した書類を証明書類として利用することはできません。確定申告書の控えが必要な場合は、開示請求を行う必要があります。
閲覧請求を申請する場合の準備物として、以下のものが必要になります。
- 申告書等閲覧申請書
- 本人確認書類（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカードなど）
代理人が閲覧請求を行う場合は以下のものが必要です。
- 申告書等閲覧申請書
- 委任状
- 印鑑登録証明書または納税者本人の運転免許証やマイナンバーカード等の写し
- 代理人の本人確認書類（運転免許証、健康保険証、住民基本台帳カードなど）
なお、代理人になれる方は、納税者の配偶者、4親等以内の親族、未成年者または成年被後見人の法定代理人、納税管理人、税理士、弁護士、行政書士、法人の役員または従業員に限られています。
まとめ
もし確定申告書の控えを紛失してしまったとしても、再発行を行うことは問題なく可能です。ただし、控えを再発行するまでに2週間から1か月かかるので、受領した後は紛失が少ない方法で保管しておくことをおすすめします。
また、電子申告（e-Tax）を利用すれば、データと受信通知が控えの代わりになるので、特別な事情がないのであれば、時間と手間がかからない電子申告を利用しましょう。
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【監修者プロフィール】
並木 一真（なみき かずま）
税理士、1級ファイナンシャルプランナー技能士、相続診断士、事業承継・M＆Aエキスパート
2018年8月に税理士登録。現在、地元である群馬県伊勢崎市にて開業し、法人税・相続税・事業承継・補助金支援・社会福祉法人会計等、幅広く税理士業務に取り組んでいる。
