知っておきたい！フリーランスが押さえるべき経理管理術！
経費とは、業務で使った費用のことです。例えば、仕事の資料にした書籍の購入費用、出張の宿泊費などが挙げられます。会社員の場合はそれほど気にしなくても構いませんが、フリーランスで仕事をするならば経費管理は必須です。今回は起業したての方のために、経費管理について詳しくご紹介します。何が経費として認められるか、そして領収書の管理など、分からない点を解決していきましょう。
経費管理が必要な理由とは？
業務で使った費用を「経費」と呼びます。ちなみに、「必要経費」は所得を得るために使った経費のことです。こちらも押さえておいてください。では、どのようなものが経費と認められるのかを確認しましょう。
経費と認められるものについて
経費と認められるものは多岐にわたりますが、以下のような費用が例に挙げられます。
- 取引先と連絡するために使っているスマホの費用
- 仕事で使う文具の費用
- 取引先との打ち合わせに使ったカフェの飲食代
教室を開き、先生として活動するのであれば、教室を告知するためのチラシ費用、教室を借りる賃貸費用、教室で使った水道光熱費も経費に含まれます。
経費として認められるものについては詳しくはこちらもご覧ください。
【保存版】個人事業主の経費はどこまで認められる？ 種類ごとに一覧紹介
ちなみに、よく使われる「経費で落とす」という言葉は、会計処理をする際に使った費用を経費として計上することを指します。
経費はなぜ重要？
フリーランスで働く人にとって、経費をしっかり把握することは所得を抑えるためにも重要となります。その理由は、確定申告の際には収入から経費を差し引いた金額が所得とされるためです。
例えば、500万円の年収があったAさんとBさんがいるとします。それぞれ1年間の経費が次の表の場合、所得がどのくらいになるのかを確認してみましょう。
※他の控除等については考慮しないものとします。
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経費 |
所得 |
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Aさん |
200万円 |
500万円－200万円＝所得300万円 |
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Bさん |
80万円 |
500万円－80万円＝所得420万円 |
AさんとBさんは同じ収入額ですが、経費金額の違いによって所得が120万円も異なることが分かります。
所得税などは所得に応じて決定します。経費の金額が多くなるほど、所得が少なくなりますので、節税の観点から考えると使った経費はもれなく計上した方がよいといえます。
ただし、私用で使った費用や関係のないものまで経費に含めることは絶対にしてはなりません。特に、以下の項目については経費にできると間違えることがあるため、注意が必要です。
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所得税・住民税・社会保険料 |
個人にかかる税金・社会保険料のため経費にはできません。 |
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仕事で着るスーツの費用 |
私用で使うこともできるため経費にはできません ※ユニフォームは経費扱いができます |
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健康診断・人間ドックの費用 |
個人事業主本人が使った費用の場合、経費にはできません ※従業員の場合は経費にできます |
なお、経費にならないものを「経費」として申告すると、税務調査が入り、税金を不正に過少申告しているとみなされる場合があります。「過少申告加算税」などの罰則が科せられることもあるため、気をつけましょう。
フリーランスの確定申告についてはこちらもご覧ください
個人事業主なら知っておくべき確定申告とは？やり方をわかりやすくご紹介
領収書の管理はどうすればいい？
「受け取った領収書をどう保管しておけばいいのか迷う」といった方もいるはずです。そこで、領収書管理のアイデアをご紹介します。
領収書管理の方法
代表的な領収書管理方法は以下の通りです。
「領収書ファイル」を作って保管する
ファイルに項目ごとや月ごとに分けて入れておくという方法があります。
ノートに貼る
「領収書ノート」を作り、領収書をもらった順に貼っていくという方法です。
封筒に入れて保管
月ごと、項目ごとの封筒を作って保管する方法です。
領収書の保管方法に決まりはありません。自分の続けやすい方法を考えてみましょう。
領収書のスキャナ保存について
領収書を紙ではなくスキャンして保存することも可能ではありますが、次のような注意点があります。
領収書をスキャナ保存する際の注意点
領収書をスキャナ保存したい場合、以前は税務署長の事前承認が必要でしたが、この制度は廃止されました。ただし、2022年1月1日以後に行うスキャナ保存分についての適用となりますので注意してください。
タイムスタンプについての注意点
データ保存をする場合は、領収書データに「タイムスタンプ」という時刻認証を付与する必要がありますが、
「訂正又は削除を行った場合、これらの事実及び内容を確認することができる仕組みを整えていること、及び入力期間内にその電磁的記録の保存を行ったことを確認することができる」場合は付与しなくても構いません（訂正又は削除を行うことができないものを含みます）。ただし、2022年1月1日以後に行うスキャナ保存分についての適用となります。
ちなみに、経費精算システムの中には、領収書を撮影するだけで、金額や日付が自動的に入力されるサービスを提供しているものもあります。このようなサービスを利用すれば、実現可能です。
覚えておきたい！経費管理の注意点
なるべく所得等を軽減するためには、経費をしっかりと管理することが重要です。経費管理の注意点を確認しましょう。
経費を管理する際に気をつけたいこととは？
経費を管理する際に気をつけたい点を3つご紹介します。
領収書は保管すべき年数が決まっている
確定申告の際には領収書を税務署に提出する必要はありません。しかし、白色申告の場合は5年間、青色申告の場合は7年間の保管が義務付けられています。保管している間に税務調査で提出を求められる可能性もゼロではありません。
領収書がもらえない場合はレシートでもOK
領収書がもらえない場合はレシート保管でも構いません。ただ、領収書の方が金額だけでなく宛名や商品名・サービスの内容まで記載されているため、適しています。なるべく領収書をもらうようにしましょう。
経費と認められるものでも私用で使ったものは申告不可
前にご紹介した通り、私用で使ったものを経費に含めることは不可です。
領収書を紛失したらどうする？
経費の管理のためには領収書の保管が必要ですが、万が一紛失した場合の対応についても押さえておきましょう。
対応策1.レシートを使う
日付や品目、金額などが記載されていますが、宛名が書いていない点で本当に業務用の買い物なのか疑問視される恐れもあります。特に、高額商品の場合は気をつけてください。
対応策2.領収書を再発行してもらう
発行元に領収書の再発行を頼むという方法もあります。ただし、「再発行不可」としている場合も多いので注意が必要です。
対応策3.通帳の記録、クレジットカードの明細を使う
銀行引き落としやクレジットカードで購入したのであれば、通帳の記録やクレジットカードの明細を使うという方法もあります。通販の場合、購入時に届いたメールを利用することも可能です。
領収書・レシートがない出費の場合は？
また、交通費、冠婚葬祭時の費用など、領収書やレシートで証明できないものについては出金伝票を使うという方法があります。市販されている「出金伝票」を使うことをおすすめしますが、次の項目が記載されていればどのような書式であっても構いません。
- 支払い先の名前（●●交通、など）
- 支払いをした日付
- 支払った金額
- 支払い品目（電車代、バス代など）
出金伝票は他の領収書と共に保管しましょう。また、交通費や冠婚葬祭で使った費用については「どのような目的で使ったか」を証明するために、業務日報やスケジュールの記録などと共に保管しておくことが重要です。
まとめ
フリーランスの場合、経費適切に計上すると、所得税等の税額を抑えることが可能になります。そのため、漏れがないように経費を管理し、確定申告時にきちんと申告することが重要です。領収書の保管もしっかり行い、紛失しないように気をつけましょう。
ただし、経費を増やしたいからと、私用で使ったものまで計上することは厳禁です。税務調査などで指摘され、罰則を受ける恐れもあります。もしこれから「先生」を始めるのであれば、何が経費として認められるか、反対に認められないかを事前にチェックしておくことをおすすめします。
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【監修者プロフィール】
岡 和恵（おか かずえ）
大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。
